シン・春夏冬広場

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飲み会幹事のノウハウ:中小規模

f:id:bluebunny666:20211028010959p:plain飲み会が開きたい。僕は幹事が好きで、幹事を結構やってきた。ここ最近は飲み会が開けないので、忘れそうだ。ノウハウに苔が生えるともったいないので、備忘録として残したいと思う。

 

対象となる飲み会の規模は、小規模から中規模でだいたい30人前後が対象だ。大規模を行ったことはあるが、端役程度で、ノウハウと呼べるほど技量はない。ホテルの予約や宴会場を抑えたり、プレゼントや進行を用意したりといった部類は対象外となる。ほかを参考にしてほしい。

 

幹事として主に実施しなければならないことは多岐に渡るが、大まかに次のとおりである。参考にしたい部分をピックアップしてほしい。

 

 

①期限の設定

飲み会の実施期限の設定である。飲み会を実施するのはいいが、1年後になったりは通常しない。そのためちょうどいい塩梅といった日程感覚が必要になる。それとなく確認する必要があるが、例えば歓迎会であればメンバーが配置されて研修後。報告イベントなどの打ち上げは、終了したその日または翌日。連休前の仕事納めなら連休前の1週間前など候補日がある。

 

そうした日程感覚をもちながら、日程の調整を行えば余計な文句は言われずに済む。せっかくなら、楽しい飲み会にしたいし、みんながすっきり楽しめるように違和感のない日に設定するのが幹事としては必要な感覚だろう。当然ながら、忘年会や新年会といった行事であれば、ほかの会社も同じ時期で行う。その場合は予約は1ヵ月前には埋まってしまうので、それまでには日程を把握して店舗を絞らねばならない。

②参加者の好みの把握

参加者の好みの把握は重要だ。意外と要望を素直に伝えられることは少ない。多くの参加者がいる前で、自分の好みを伝えられる人もいれば、そうでない場合もある。

 

女性の場合であれば、髪や服に煙の臭いがつくような場所は好まれないことが多い。次の日に予定がある場合もあるため、においがきつい食事は避けた方が良い。人によってはアレルギーがあり、好みを確認するときに食べられないものを把握した方がいい。

 

生もの、青魚、チーズなど専門店である場合は、必ず確認をする。規模が小さい場合にはコアな店を選んで通を気取るのはいいが、多くの好みが異なる人が参加する場合には、いろいろなメニューがあるところを選ぶのが無難だ。後から自分が食べられないことを伝えられることも少なくない。

 

おじさん連中は、食べたいものが決まっている。彼らは非常にうるさいし、好みが結構シビアな場合が多い。全員の要望はかなえられないが、ホストとなる人がいる場合にはホストの好みに合わせる。

 

参加者に外国人がいる場合には、宗教上の理由から食べられない食材がある。ハラルがその最たる例だが、海外の人は日本人と違い、魚、たまごを生で食べる習慣がない。確認しても大丈夫と答えてくるが、確認しよう。

③日程の候補日の把握

幹事は、参加者の日程を①で決めた大まかな候補日から2~3週間程度の範囲で把握する。当然ながら、土日祝日は避ける。参加したくない人は、無理に誘わない。ただし、必ず声はかける。せっかくの仲間なのだから、気が変わるかもしれないので、気分が変わることに期待する。

 

ホストの日程とホストを歓迎する義務がある人の日程は、必ず確認する。その2人ないしは複数人が必ず参加できる日を設定する。例えば合コンであればホストは女性だし、ホストを歓迎する義務があるのは男性だったりする。逆の場合も同じだ。そうした2つの立場の人が必ずいるので、その人達は必ず参加できる日を設定する。

 

全員が参加できるのが理想であるが、最大公約数が取れる日をいくつか設定する。その中からもっとも都合が良い日を選択する。基本的には金曜日に設定することが多い。開始時間は19:00~19:30で設定する。だいたい2時間が目安であるため、終電や帰宅時間も考慮する。

④席・部屋の把握

どういった会合なのか理解する。大声でしゃべっても周りに聞かれないようにしたい場合は、個室を選択する。または会場を貸し切りにしまってもよい。逆に初対面の男女であれば、オープンな場所を選択してもよい。

 

男性側はあまり気にしないが、密室に閉じ込められるというのは恐怖を感じるようだ。参加者が渋り出す場合がある。そのためどういった人とどういった飲み会をしたいのかによって、オープンなのか、個室なのか、会場を貸し切りにするのか選択する必要がある。

 

テーブルが分かれる場合には、座席の島ができる限り離れないように配慮する。参加者同士が座席を行き来し、時間や盛り上がりに応じて交流がしやすい席を設定する。あまりにも離れていると、仲の良いグループだけで盛り上がる場合があり話したくても話にいけない環境になってしまう。座席配置ができる限り流動的に変化するように配慮する。

⑤予算の確認

予算を確認する。5000円あればだいたいの店で自由が利くが、安いに越したことはない。幹事特典は受け取らない。幹事が無料になるのであれば、予算を低く設定する。基本的には幹事はホストを歓迎するのが仕事だ。個人的には、参加者やホストに還元すべきだと考えている。よけいなトラブルの元にもなる。楽しい会合が台無しになるため、自分だけが把握できる金銭は受け取らない。

 

テーブルに対しての特典は必ず受け取り、参加者、ホストに還元する。よい点数稼ぎになるかもしれないが、それは幹事の仕事の正当な報酬だと考えるため、まわりの称賛や感謝は受け取っていい。幹事の報酬は、目には見えない。

 

コースの設定をするのが手っ取り早い。必ず決まった金額で設定した方が良い。小規模の個人の好みで飲み食いする場合は、逆にコースを設定しない方がいい。高くついた上に、種類を楽しめない場合がある。

⑥店の候補・コースの設定

これまでの①から⑤を確認したら、いよいよ店の候補の絞り込みを行う。ここまでの確認を行っていれば店の候補、コースの設定で迷うことはない。店の好みは、幹事の感性に依存する。自分が行ったことがある店に設定する方が無難ではあるが、個人的には気になっている店に行っていいだろう。

 

人によって考え方が分かれるかもしれないが、個人的に通っている店というのは、周りの好みに合わないことが多い。冒険していいと考えている。おしゃれな店であったり、機会があれば訪れたかった店にこれを機に伺ってもよいと考える。

⑦店の予約・キャンセル

参加者の人数を確定する。回答期限を設定し、参加人数を把握する。その際に店の候補を事前にインプットする。参加者は場合によっては、この時に好みを追加してくる場合がある。人数が把握できれば、店側に予約を行う。店の予約が取れなければ再度同じ方法を繰り返す。予約が取れれば問題ない。

 

店の予約を取る場合には、必ずキャンセルの料金といつまでキャンセルが可能であるかを確認する。無断でキャンセルするのは言語道断だとして、キャンセル料金は幹事にとって痛手だ。店によってキャンセルできる日程、キャンセルによって発生する金額のパーセンテージは異なるため必ず確認する。

 

人数は変動的なことが多いため、必ず店の連絡先と予約が取れていることを確認する。店によっては幹事にリマインドが来るが、キャンセル料金が発生する前には必ず予約が取れているか、人数の変更がある場合には変更があったときに伝える。都度店と密に連絡を取るようにし、最終的な確認を必ず行う。日付、時間、費用、人数は必ず再度確認をとる。

⑧参加者へのリマインド

参加者へのリマインドを行う。急な仕事が入ったり、トラブルが起きたり参加できなくなることはある。その場合にはキャンセル料金を事前に回収する。当日キャンセルは100%だ。必ず集金する。

 

リマインドは2回行う。予約をとった日とキャンセル料金が発生する前の日だ。1つは予約が取れたことを伝えて、場所、費用、時間を伝えるために行う。もう1つは参加者が忘れていないか、忘れている場合には参加できるのか否かを再度確認する。キャンセル料金が発生する前であれば、急な場合も対処可能だ。それでも当日キャンセルになることはある。

⑨集金

集金は事前に行うのが都合が良い。参加者の名前をメモし、金を受け取り、受け取ったら日付を書きチェックを行う。集金ができていない人には当日再度受け取りを行う。幹事は下座にいる場合が多いため、参加者の出欠の確認と集金は事前に済ませることが出来る。会が始まると、集金するのは困難になる。可能な限り会が始まるまでには集金を済ませておく。

 

幹事は飲みすぎないように注意する。支払いは幹事の役目であるため、へべれけになって金をなくすなどということがないようにする。

⑩進行

進行は幹事の役割だ。ホスト、ホストを歓迎する義務がある代表者の挨拶を必ずもらおう。乾杯の音頭はホスト、締めの挨拶は歓迎する人が行うのが良いと考える。新人の歓迎であれば、中座した際に、自己紹介をもらうなど行うとよいと考える。

最後に

幹事は、自分が行きたい店を予約できる特権を持っている。当然ホストの好みに合わせた店にすべきだが、自分の意思を持って決められるのは役得だ。これまで行きたかった店や、気になっていた店に行くチャンスであるため、この機会をうまく活用した方が楽しい。

 

また簡単ではあるが、幹事は調整業務の初歩だろう。日程から金の管理、ホスト、店との調整を行う機会である。規模が大きかろうが、小さかろうがやることは基本的にはかわらないため、どういった流れで進行すべきか理解しておくと、後々役にたつこともあるだろう。ぜひ活用した方が、人生がなんだか楽しく感じる。

 

 

まった今度をおっ楽しみに~。ばぁい。